Grundsätze guter Unternehmensführung fest verankert

Eine verantwortungsbewusste, transparente und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Unternehmensführung hat bei Koenig & Bauer eine hohe Priorität. Wir sind davon überzeugt, dass gute Corporate Governance eine wesentliche Grundlage für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg ist und das Vertrauen unserer Aktionär:innen, Geschäftspartner:innen, Mitarbeitenden und der Finanzmärkte in unser Unternehmen stärkt. Integrität und Compliance sehen wir im Geschäftsverkehr als unabdingbar an und verfolgen eine Nulltoleranz-Doktrin.

Corporate Governance-Bericht

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Auf Basis der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der aktuell gültigen Fassung vom 16. Dezember 2019 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die nachfolgende Entsprechenserklärung am 19. März 2021 abgegeben.

Die Koenig & Bauer AG wird künftig sämtlichen Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 entsprechen. Der Aufsichtsrat behält sich allerdings vor, im Geschäftsjahr 2021 einmalig von der Empfehlung in Ziffer G.9 des DGCK abzuweichen, wie näher in Ziffer 1. erläutert. Vergangenheitsbezogen hat die Koenig & Bauer AG den Empfehlungen des DCGK seit der letzten Entsprechenserklärung vom 20. März 2020 entsprochen, ausgenommen die in Ziffer 2. bis 5. genannten Ausnahmen. Die Gesellschaft nimmt die in Ziffer 2. bis 5. genannten Ausnahmen in Zukunft nicht mehr in Anspruch.

Sämtliche Abweichungen beruhen auf der Umstellung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands. Der Aufsichtsrat hat sich im Geschäftsjahr 2020 eingehend mit der Anpassung des Vergütungssystems für die Mitglieder des Vorstands an die neuere gesetzliche Entwicklung und die Neufassung des DCGK befasst. Die materiellen Empfehlungen des neuen DCGK zur Vorstandsvergütung sind im Geschäftsjahr 2020 vollständig umgesetzt worden. Die Abweichungen von den Empfehlungen des DCGK beruhen zum einen darauf, dass die Umstellung der Vorstandsvergütung in Schritten erfolgte (dazu Ziffer 1.). im Übrigen darauf, dass die internen Verfahren noch nicht vollständig auf die Empfehlungen des DCGK angepasst wurden. Zur Wahrung größtmöglicher Transparenz sollen die Abweichungen höchst vorsorglich offengelegt und erläutert werden.

1. Empfehlung G.9: Nach Ablauf des Geschäftsjahres soll der Aufsichtsrat in Abhängigkeit von der Zielerreichung die Höhe der individuell für dieses Jahr zu gewährenden Vergütungsbestandteile festlegen.

Das neue Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands sieht vor, dass die jährliche Tantieme zu 50 Prozent vom Unternehmenserfolg (Konzern) und zu 50 Prozent von der Erreichung individueller Ziele bei der Führung des von dem Vorstandsmitglied geleiteten Vorstandsressorts (einschließlich der etwa übernommenen zusätzlichen Aufgaben) abhängt.

Im Rahmen der Umstellung des Vergütungsprogramms sind drei Vorstandsmitgliedern individuelle Ziele gesetzt worden, die sich an der Vorbereitung und Umsetzung des Effizienzprogramms Performance 24x ausrichten. Die Anstellungsverträge von zwei Vorstandsmitgliedern sind erst Anfang 2021 umgestellt worden. Obwohl es das gemeinsame Verständnis von Vorstand und Aufsichtsrat ist, dass die Erfolge bei der Umsetzung des Effizienzprogramms Performance 24x allen Vorstandsmitgliedern gleichmäßig zuzuschreiben sind, ist die individuelle Zielvorgabe für die beiden Vorstandsmitglieder formal nicht angepasst worden. Der Aufsichtsrat behält sich vor, diese ungleiche Behandlung auszugleichen, da eine unterschiedliche Behandlung der Vorstandsmitglieder nicht begründbar ist und allein auf den zeitlichen Abläufen bei der Umsetzung des neuen Vergütungssystems für Vorstandsmitglieder beruht. 

2. Empfehlung G.2: Auf Basis des Vergütungssystems soll der Aufsichtsrat für jedes Vorstandsmitglied […] dessen konkrete Ziel-Gesamtvergütung festlegen. 

Das der ordentlichen Hauptversammlung am 11. Mai 2021 zur Billigung vorzulegende Vergütungssystem wird der Aufsichtsrat erst in seiner Sitzung am 22. März 2021 formal beschließen. Bei der Anpassung der Anstellungsverträge mit den Vorstandsmitgliedern hat der Aufsichtsrat das neue Vergütungssystem – inhaltlich übereinstimmend für alle Vorstandsmitglieder – umgesetzt. Die Vereinbarungen zur Vorstandsvergütung, einschließlich der konkrete Ziel-Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder, beruhen daher zwar nicht formal, wohl aber inhaltlich auf dem neuen Vorstandsvergütungssystem, über das der Aufsichtsrat in seiner Sitzung am 22. März 2021 formal Beschluss fassen wird.

3. Empfehlung G.3 (Horizontalvergleich): Zur Beurteilung der Üblichkeit der konkreten Gesamtvergütung der Vorstandsmitglieder im Vergleich zu anderen Unternehmen soll der Aufsichtsrat eine geeignete Vergleichsgruppe anderer Unternehmen heranziehen, deren Zusammensetzung er offenlegt.

Der Aufsichtsrat sieht als Peer Group die Gesellschaften des MDAX und des SDAX. Dabei hat sich der Aufsichtsrat anhand von veröffentlichten Vergütungsstudien ein Bild über die Entwicklung der Vorstandsvergütung bei den Gesellschaften des M-DAX und des S-DAX gemacht. Dagegen hat er kein formalisiertes Verfahren für den Horizontalvergleich angewendet. Der Aufsichtsrat ist der Auffassung, dass die Systeme der Vorstandsvergütung börsennotierter Gesellschaften aufgrund ihrer individuellen Ausgestaltungen in der Regel nur begrenzt vergleichbar sind und sich die Entwicklungslage der möglichen Vergleichsunternehmen zumeist unterscheidet.           

Der Aufsichtsrat wird für die Beurteilung der horizontalen Angemessenheit künftig, wie in dem der Hauptversammlung zur Billigung vorgelegten Vergütungssystem für die Mitglieder des Vorstands dargestellt, unverändert Unternehmen des MDAX und SDAX als Vergleichsunternehmen heranziehen. Dabei wird sich der Aufsichtsrat entweder an veröffentlichten Vergütungsstudien renommierter Institutionen oder einer von ihm gebildeten Vergleichsgruppe von Unternehmen des MDAX oder SDAX orientieren oder einen unabhängigen Vergütungsberater um die Einordnung in eine mit dem Aufsichtsrat abgestimmte Gruppe von Vergleichsunternehmen bitten. Bei der Auswahl der Vergleichsgruppe wird der Aufsichtsrat im Rahmen einer überschlägigen Plausibilisierung die Marktstellung der Koenig & Bauer AG und wesentliche Kennzahlen, etwa Umsatz, Mitarbeiterzahl und Marktkapitalisierung, zur Plausibilisierung heranziehen. Der Aufsichtsrat prüft gegenwärtig, ob er den Horizontalvergleich künftig stärker formalisiert. Er will dazu auch beobachten, wie andere Unternehmen des MDAX oder SDAX den Horizontalvergleich vornehmen.

4. Empfehlung G.4 (Vertikalvergleich): Zur Beurteilung der Üblichkeit innerhalb des Unternehmens soll der Aufsichtsrat das Verhältnis der Vorstandsvergütung zur Vergütung des oberen Führungskreises und der Belegschaft insgesamt und dieses auch in der zeitlichen Entwicklung berücksichtigen.

In vertikaler Hinsicht wird der Aufsichtsrat künftig die Entwicklung der Vorstandsvergütung im Verhältnis zur Vergütung des oberen Führungskreises und der Belegschaft in Deutschland bewerten. Zum oberen Führungskreis zählen sämtliche Führungskräfte, die direkt an Mitglieder des Vorstands der Koenig & Bauer AG berichten. Die Belegschaft setzt sich aus tariflichen und außertariflichen Mitarbeitern der Koenig & Bauer AG zusammen. Der Aufsichtsrat behält sich vor, anstelle einer auf die Koenig & Bauer AG bezogenen Sicht eine konzernweite Vergleichssicht einzuführen. In der Vergangenheit hat der Aufsichtsrat im Grundsatz dieselben Erwägungen angestellt, ohne dafür allerdings ein formalisiertes Verfahren vorgegeben zu haben. Im Hinblick auf die neuen gesetzlichen Berichtserfordernisse des § 162 AktG wird der Aufsichtsrat künftig eine vergleichende Darstellung der jährlichen Veränderung der Vergütung, der Ertragsentwicklung der Gesellschaft sowie der über die letzten fünf Geschäftsjahre betrachteten durchschnittlichen Vergütung von Mitarbeitern auf Vollzeitäquivalenzbasis, einschließlich einer Erläuterung, welcher Kreis von Mitarbeitern einbezogen wurde, vornehmen.

5. Empfehlung G.7: Der Aufsichtsrat soll für das bevorstehende Geschäftsjahr für jedes Vorstandsmitglied für alle variablen Vergütungsbestandteile die Leistungskriterien festlegen.

Der Aufsichtsrat geht für das Geschäftsjahr 2021 ebenso vor. Die Zielvereinbarungen mit den Vorstandsmitgliedern werden bis Mitte April 2021 abgeschlossen. Ab dem Geschäftsjahr 2022 werden die Zielvereinbarungen in Übereinstimmung mit der Empfehlung G.7 des DCGK vor dem Beginn des Geschäftsjahres festgelegt.

Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie auf der Internetseite unter http://www.koenig-bauer.com/investor-relations/corporate-governance/entsprechenserklaerung/ öffentlich zugänglich. Die Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex werden umgesetzt.

Zusammensetzung des Aufsichtsrats

Gemäß den Empfehlungen des Kodex hat der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benannt. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat besteht im Interesse der Gesellschaft nicht, da eine starre Regelung die individuellen Kenntnisse und fachlichen Qualifikationen der Gremiummitglieder vernachlässigt. Zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung hält der Aufsichtsrat neben internationaler und Führungserfahrung sowie strategischer Kompetenz eine Expertise auf den folgenden Gebieten für erforderlich: Finanzen/Rechnungslegung/Abschlussprüfung, Einkauf/Fertigung/Montage, Märkte/Produkte/Kommunikation, Recht/Corporate Governance/Compliance, IT-Systeme/Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Die erarbeitete Kompetenzmatrix hat ergeben, dass unser Aufsichtsrat insgesamt über alle erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben verfügt. Auch das Kriterium der Diversität ist angemessen berücksichtigt. Nach der vereinbarten Getrennterfüllung wird auf der Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite die nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst geforderte Geschlechterquote erfüllt. Dem Aufsichtsrat gehören nach Einschätzung des Gremiums mit Herrn Carsten Dentler, Herrn Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner, Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza, Herrn Dr. Johannes Liechtenstein und Frau Dagmar Rehm eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder der Anteilseigner an. Herr Matthias Hatschek gehört dem Aufsichtsrat als Anteilseignervertreter über 14 Jahre an. Er ist ein Minderheitsgesellschafter der MKB Holding GmbH, die Eigentümerin der AlternInvest GmbH aus Wien/Österreich ist. Die AlternInvest GmbH hält einen wesentlichen Anteil am Grundkapital der Koenig & Bauer AG von 10,2 %. Mit Frau Rehm und Herrn Dr. Liechtenstein verfügt das Gremium über umfassende Kenntnisse in den Bereichen Rechnungslegung, Abschlussprüfung und interne Kontrollsysteme. Die Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist auf der Internetseite der Gesellschaft veröffentlicht. Darin ist eine Altersgrenze für den Aufsichtsrat festgelegt. Zur Aufsichtsratswahl sollen nur Personen vorgeschlagen werden, die das 67. Lebensjahr bei ihrer Wahl noch nicht vollendet haben. Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit ein Selbstbehalt von 2.500 € vereinbart. Im Berichtsjahr sind keine Interessenkonflikte bei den Aufsichtsrats- und auch Vorstandsmitgliedern aufgetreten. Die Mitglieder des Vorstands und Aufsichtsrats sind dazu verpflichtet, etwaige Interessenkonflikte durch wesentliche Geschäfte oder Verträge mit der Gesellschaft dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen.

Das Kriterium der Diversität hinsichtlich Alter, Geschlecht, Bildungs- oder Berufshintergrund und internationalem Background wird der Aufsichtsrat auch bei zukünftigen Vorstandsbestellungen und der Vorstand bei der Besetzung von Führungspositionen einbeziehen. Aufsichtsrat und Vorstand respektieren die mit der Einführung einer Geschlechterquote verfolgten Ziele und legen Wert auf Gleichbehandlung und Chancengleichheit von Frauen und Männern. Entsprechend dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst haben Vorstand und Aufsichtsrat die angestrebten Geschlechterquoten definiert. Die Zielgröße des Aufsichtsrats für den Frauenanteil im Vorstand liegt weiterhin bei 0 %. Der Frauenanteil von 17 % in der ersten Führungsebene unter dem Vorstand und von 7 % in der zweiten Führungsebene unter dem Vorstand soll nach einem Beschluss des Vorstands bis zum 31. Dezember 2022 zumindest beibehalten werden. Bei vergleichbarer Qualifikation weiblicher und männlicher Kandidaten wird nach Möglichkeit bei anstehenden Neubesetzungen der Frauenanteil angehoben.

Koenig & Bauer legt einen hohen Wert auf die Vielfalt seiner Belegschaft, die einen hohen Grad an Diversität hinsichtlich Ethnie, Alter und Religion (Weltanschauung) aufweist. Menschen mit mobilen Einschränkungen gehören ebenfalls zur Stammbelegschaft. Wie bei vielen anderen Maschinenbauunternehmen ist bei Koenig & Bauer der Anteil von Frauen mit 13,8 % im Konzern (Vorjahr: 14,1 %) in Vergleich zu anderen Branchen relativ gering. Verschiedene Aktivitäten zielen auf die Erhöhung des Anteils weiblicher Fachkräfte ab. Mit mehr hoch qualifizierten Mitarbeiterinnen soll der Anteil von Frauen in Führungspositionen durch interne Beförderungen und externe Besetzungen gesteigert werden. Seit Anfang 2021 liegt bei der Koenig & Bauer AG der Anteil von Frauen in der ersten Führungsebene unter dem Vorstand bei 25,0 % und in der zweiten Führungsebene bei 12,5 %. Ende 2020 betrug der Frauenanteil noch 14,3 % bzw. 6,7 %. Zum Diversity-Management des Vorstands gehört auch die Ansprache von Fach- und Führungskräften auf internationalen Arbeitsmärkten über unsere Produktions-, Service- und Vertriebsgesellschaften außerhalb Deutschlands, deren Ausbaupotenzial regelmäßig überprüft wird.

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet Koenig & Bauer weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im zusammengefassten Lagebericht der Gesellschaft ausführlich beschrieben.

Compliance-Managementsystem erfüllt hohe Standards

Das konzernweit etablierte Compliance-Managementsystem unterliegt einem kontinuierlichen Überprüfungs- und Weiterentwicklungsprozess. Basierend auf einer regelmäßigen Aktualisierung der Risikosituation sowie auf den Rückmeldungen und Fragen der Fachbereiche wurde das System weiter verfeinert, effektiver gestaltet und nachhaltig verankert. Der regelmäßige Austausch mit den Mitarbeitenden und Führungskräften sowie das starke Bekenntnis der Unternehmensführung zu Compliance (Tone from the Top) führte zu einer weiteren Vertiefung der Compliance-Kultur in unserem Konzern. Das konzernweit ausgerollte Corporate Compliance-Handbuch fasst unseren geschäftlichen Verhaltens-Kodex (Code of Conduct), die Regelungen zur Compliance-Organisation und die wichtigsten Konzernrichtlinien in einem Dokument zusammen. Das Handbuch liegt derzeit in neun Sprachen vor und wurde durch die Führungskräfte und die Compliance-Verantwortlichen an alle Mitarbeitenden weltweit kommuniziert. Ein regelkonformes Verhalten in den verschiedensten Situationen des betrieblichen Alltags wird mit dem um zusätzliche Konzernrichtlinien erweiterten Compliance-Regelwerk veranschaulicht und gefestigt. Leitfäden, Arbeitsanweisungen und Prozesse werden bedarfsgerecht erstellt und erleichtern den Mitarbeitenden die Anwendung der Compliance-Vorgaben bei ihrer täglichen Arbeit.

Eine flächendeckende Sensibilität für Compliance-Themen und eine sichere Anwendung der Normsätze stellen wir durch Schulungsmaßnahmen und die auf das konzernweite Intranet gestützte interne Kommunikation sicher. Nach der Einführung des auf SuccessFactors basierenden Schulungs-Managementsystems Koenig & Bauer Campus in den größten Konzerngesellschaften und mit der sukzessiven Implementierung in allen Tochtergesellschaften wird eine effiziente und effektive Steuerung intern entwickelter und extern eingekaufter Lerninhalte nach Tätigkeitsfeldern der Mitarbeitenden gewährleistet. Zudem wird ein Berichtswesen nach definierten Compliance-Leistungsindikatoren (KPIs) durch die Softwarelösung erleichtert. Über 3.100 Mitarbeitende werden aktuell über den Koenig & Bauer Campus erreicht. Den nicht an den Campus angeschlossenen lokalen Niederlassungen werden die Trainings über das Koenig & Bauer-Intranet zur Verfügung gestellt. Durch die Covid-19-Pandemie konnten 2020 nur vereinzelt Präsenztrainings abgehalten werden. Relevante und aktuelle Compliance-Informationen wurden jedoch über das Intranet, die Compliance-Verantwortlichen der Tochterunternehmen oder individuelle Mails vermittelt.

Das Compliance-Managementsystem wird durch den Vorstandssprecher verantwortet und durch den Group Compliance Officer konzernweit umgesetzt und gesteuert. In allen Tochterunternehmen der Koenig & Bauer AG stehen den Mitarbeitenden benannte Ansprechpartner für Fragen zu Compliance oder zur Mitteilung von Compliance-Bedenken zur Verfügung. Auf Segmentebene wurden hierfür Compliance-Officer und in den einzelnen Gesellschaften Compliance-Verantwortliche festgelegt. Für relevante Sachthemen wie z. B. Arbeits- und Umweltschutz haben wir zudem Manager mit Sonderverantwortung etabliert, die ihren Aufgabenbereich selbstständig, fachspezifisch und kompetent steuern. Über ihre Rolle bei der Umsetzung und Überwachung der Standards, Prozesse und des Berichtswesens in den Tochtergesellschaften hinaus kommt den lokalen Compliance-Officers und -Beauftragten eine besondere Bedeutung als direkte Ansprechpartner und Berater der Mitarbeitenden vor Ort zu. Weiter verfügen wir bei der Koenig & Bauer AG über eine zentrale Stelle für Exportkontrolle. Um schnell und direkt Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Gesetze, Regeln und interne Vorgaben zu erhalten, wurde ein konzernweit erreichbares Whistleblowing-System eingeführt, mit dem die Belegschaft auch vertraulich und anonym Hinweise zu Rechtsverstößen und Compliance-Fragen geben kann. Mitarbeitende können sich jedoch auch weiterhin an die ihnen in ihren Gesellschaften bekannten internen Vertrauenspersonen, die zentrale Compliance-Organisation oder das Management auf jeder Ebene wenden.

Über die permanente Verbesserung unseres Compliance-Managementsystems hinaus engagieren wir uns für die Weiterentwicklung der internationalen Compliance-Kultur und insbesondere für die weltweite Bekämpfung von Korruption und sonstigen unlauteren Geschäftspraktiken. Mit dem 2017 ins Leben gerufenen KBA-NotaSys Integrity Fund finanziert Koenig & Bauer internationale Projekte zur Weiterentwicklung von Compliance-Prozessen und -kultur. Bislang konnten 20 Projekte von Universitäten, Verbänden und Instituten gefördert werden. Zu den Projektnehmern gehören unter anderem Transparency International, das Deutsche Institut für Compliance (DICO), das Deutsche Institut für Effizienzprüfung (DIEP) und diverse schweizerische und deutsche Hochschulen. Von besonderer Bedeutung ist für uns die Unterstützung der Banknote Ethics Initiative (BnEI) als Mitglied. Die BnEI etablierte seit ihrer Gründung 2013 einen strikten Kodex zur Vermeidung und Bekämpfung von Korruption und Kartellverstößen im Bereich des Banknotendrucks und -handels. Die entwickelten Prinzipien sind dabei nicht nur unter den Mitgliedern der BnEI anerkannt, sondern werden von einem wesentlichen Teil der Zentralbanken und Banknotendruckereien weltweit geteilt und wurden Bestandteil ihrer Beschaffungsprozesse. Als Mitglied der BnEI hat sich die Koenig & Bauer Banknote Solutions strikten Verhaltens- und Transparenzregeln unterworfen, deren Einhaltung im Rahmen der regelmäßig zu erneuernden Akkreditierung auf Grundlage eines durch die BnEI entwickelten Audit-Programms überprüft wird. 2020 wurde die Akkreditierung erfolgreich erneuert.

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.

Im Laufe des Geschäftsjahres 2020 gab es Veränderungen innerhalb des Vorstandes der Koenig & Bauer AG. Zum 30. April 2020 hat Dr. Mathias Dähn (Vorstand Finanzen) das Unternehmen im Einvernehmen mit dem Aufsichtsrat verlassen. Zum 15. April 2020 bestellte der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG Dr. Stephen M. Kimmich zum Vorstand Finanzen. Ebenfalls zum 15. April wurde Dipl.-Ing. Michael Ulverich für das neue Vorstandsressort zum Chief Operation Officer – Produktion, Einkauf & Logistik bestellt. Um die bereits eingeleitete Offensive zur Digitalisierung weiter zu forcieren, hat der Aufsichtsrat zudem den Segment-Vorstand Sheetfed, Dipl.-Ing. Ralf Sammeck ernannt, zusätzlich zu seinen bisherigen Aufgabengebieten die konzernweite Koordination der digitalen Transformation als Chief Digital Officer zu übernehmen. Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG hat am 25. Juni 2020 mit Wirkung zum 1. Januar 2021 den Vorstand für das Segment Special, Dr. Andreas Pleßke, bis Ende 2025 zum Vorstandssprecher bestellt. Dr. Andreas Pleßke tritt damit die Nachfolge von Claus Bolza-Schünemann an, der den Vorstand zum 31. Dezember 2020 nach 28 Jahren Zugehörigkeit – davon neun Jahre als Vorstandsvorsitzender – mit Erreichung der festgelegten Altersgrenze verlassen hat.

Zum 1. Januar 2021 besteht der Vorstand der Koenig & Bauer AG aus fünf Mitgliedern: Dr. Andreas Pleßke (Sprecher des Vorstandes und Segment-Vorstand Special), Dr. Stephen M. Kimmich (Vorstand Finanzen), Dipl.-Betriebswirt Christoph Müller (Segment-Vorstand Digital & Webfed), Dipl.-Ing. Ralf Sammeck (Segment-Vorstand Sheetfed und Chief Digital Officer) und Dipl.-Ing. Michael Ulverich (Chief Operation Officer – Produktion, Einkauf & Logistik). Der Geschäftsverteilungsplan mit der Zuordnung zu den Vorstandsbereichen und Segmenten sowie mit der Aufteilung der funktionalen Verantwortlichkeiten wird im zusammengefassten Lagebericht auf der Seite 59 dargestellt.

Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Gemäß dem deutschen Aktiengesetz (AktG) gehören die Bestellung beziehungsweise Abberufung von Vorständen, die Überwachung und Beratung des Vorstands, die Feststellung des Jahresabschlusses, die Billigung des Konzernabschlusses sowie die Zustimmung beziehungsweise beratende Mitwirkung an wichtigen unternehmerischen Planungen und Entscheidungen zu seinen Aufgaben. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem Umlaufverfahren fassen. Die Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Sie ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.koenig-bauer.com/de/investor-relations/corporate-governance/geschaeftsordnung-aufsichtsrat/ veröffentlicht.

Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Die jeweiligen Ausschussmitglieder und die Ausschussvorsitzenden sind namentlich in nachfolgender Übersicht zusammengefasst:

Personalausschuss
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner (Vorsitzender)
Dagmar Rehm
Gottfried Weippert

Prüfungsausschuss
Dagmar Rehm (Vorsitzende)
Marc Dotterweich
Dr. Johannes Liechtenstein
Gottfried Weippert

Strategieausschuss
Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza (Vorsitzende)
Carsten Dentler
Matthias Hatschek
Christopher Kessler
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner
Walther Mann
Gottfried Weippert

Nominierungsausschuss
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner (Vorsitzender)
Matthias Hatschek
Dagmar Rehm

Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 MitbestG
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner (Vorsitzender)
Matthias Hatschek
Christopher Kessler
Gottfried Weippert

Die Ausschüsse bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten. Die Selbstbeurteilung des Aufsichtsrats wird jährlich mittels eines mit externer Hilfe erarbeiteten und seither weiter entwickelten Fragenkatalogs intern durchgeführt. Die Ergebnisse werden im Kreis des Aufsichtsrats diskutiert und Verbesserungen zeitnah umgesetzt.

Im Geschäftsjahr 2020 standen für den Aufsichtsrat die Stabilisierung und Steigerung der operativen Ertrags- und Finanzkraft des Konzerns, Vorstandsangelegenheiten, strategische Themen sowie vor allem das Corona-Krisenmanagement des Vorstands in Anbetracht des durch die Covid-19-Pandemie herausfordernden Geschäftsumfeldes im besonderen Fokus seiner Tätigkeit. Für eine schnelle Information des Aufsichtsrats über den aktuellen Stand des Corona-Maßnahmenpakets wurde ein eigener Aufsichtsratsausschuss eingerichtet, dem Frau Dagmar Rehm, die Herren Matthias Hatschek, Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner und Gottfried Weippert angehören.

Ein weiteres wesentliches Thema im Aufsichtsrat im Geschäftsjahr 2020 waren Zusammensetzung und Nachfolgeregelungen im Vorstand. Gemeinsam mit dem Vorstand sorgt der Aufsichtsrat für eine langfristige Nachfolgeplanung. Das bei Koenig & Bauer etablierte Personal-Entwicklungs-Programm ist ein modulares Konzept zur konzernweiten Förderung von Mitarbeitenden, das für die verschiedenen Hierarchieebenen zielorientierte Methoden vorsieht. Alle Personalentwicklungs-Initiativen erfolgen mit internationalem Fokus und beziehen alle Konzernunternehmen sowie die weltweiten Vertriebs- und Servicegesellschaften ein. Durch Entwicklungs-Assessments werden Führungs- und Nachwuchskräfte extern beurteilt. In einem anschließenden internen Prozess erstellen die direkten Vorgesetzten unter Einbezug der gewonnenen Ergebnisse Kompetenzprofile. Für eine neutrale Sicht beurteilen die Geschäftsführer und Bereichsleiter im nächsten Schritt die Führungs- und Nachwuchskräfte aus ihren Business Units in Kalibrierungs-Workshops. Für den bewerteten Personenkreis steht eine umfassende Kompetenz-Matrix in einer Datenbank zur Verfügung. Aus diesem Kreis werden in den anschließenden Abstimmungsrunden je Business Unit mit Vorständen und Geschäftsführern Potenzialträger nach den Kriterien Alter, Sprachen, Internationalität, Führungstiefe, Fachwissen (technische/kaufmännische Kompetenzen), Lebenslauf, Mobilität/Veränderungswille und Fähigkeiten/Potenzial identifiziert und individuelle Entwicklungspläne mit Weiterbildungsmaßnahmen erstellt. Ziel ist die Nachbesetzung von Managementfunktionen aus eigenen Reihen, um zum einen durch eine systematische Karriereentwicklung unsere Attraktivität als Arbeitgeber zu stärken. Zum anderen erfüllt das systematische Talentmanagement die Erwartungen karriereorientierter Leistungsträger und trägt damit auch zur Bindung qualifizierter Mitarbeiter:innen bei.

Das einjährig angelegte Junioren-Management-Programm (JuMP) mit Teilnehmer:innen im Alter zwischen Anfang 20 und 30 Jahren zielt auf die systematische Vorbereitung der Nachwuchskräfte auf Führungsaufgaben ab. Die Teilnehmer:innen der 2019 gestarteten dritten Runde, die komplett englischsprachig durchgeführt wurde, kamen von Konzernstandorten aus China, den USA, der Schweiz, Schweden und aus Deutschland. Zusätzlich zu den fachlichen Lernmodulen bearbeiten die Nachwuchskräfte Praxisprojekte aus dem betrieblichen Alltag, die sowohl zur internationalen Vernetzung der Nachwuchsführungskräfte beitragen als auch innovative Problemlösungsansätze für betriebliche Herausforderungen bieten.

Die für Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder festgelegte Altersgrenze ist in der Satzung der Gesellschaft dokumentiert und enthält die folgenden Regularien: Für den Vorstand erfolgt die Anstellung bis zum Ablauf des 65. Lebensjahres, in Ausnahmefällen bis maximal zum Ablauf des 67. Lebensjahres. Zur Wahl als Mitglied des Aufsichtsrats sollen nur Personen vorgeschlagen werden, die bei ihrer Wahl das 67. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Gute Corporate Governance fest etabliert

Corporate Governance steht für eine verantwortungsbewusste, transparente und auf langfristige Wertschöpfung ausgerichtete Unternehmensführung und -kontrolle. Vorstand und Aufsichtsrat sind davon überzeugt, dass gute Corporate Governance eine wesentliche Grundlage für einen nachhaltigen Unternehmenserfolg ist und das Vertrauen der Aktionäre, Geschäftspartner und Mitarbeiter sowie der Finanzmärkte in das Unternehmen stärkt. Im Koenig & Bauer-Konzern wurden wichtige Grundsätze guter Unternehmensführung und -überwachung fest verankert. Vorstand und Aufsichtsrat sehen Integrität und Compliance im Geschäftsverkehr als unabdingbar an und verfolgen eine Nulltoleranz-Doktrin. Corporate Compliance ist nicht nur Pflicht und Verantwortung, sondern auch unternehmerische Chance, die genutzt werden sollen. Der Kapitaleinsatz erfolgt konsequent nach den strategischen Zielen und der erwarteten Rendite. Das Management jedes Segmentes und jeder selbstständig agierenden operativen Geschäftseinheit ist für die Erreichung definierter Ziele wie Umsatzerlöse und EBIT verantwortlich. Dauerhafte Verluste werden nicht akzeptiert. Quersubventionen werden durch die divisionale Organisationsstruktur wirkungsvoll verhindert.

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Auf Basis der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der aktuell gültigen Fassung haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die Entsprechenserklärung im Februar 2020 abgegeben. Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie auf der Internetseite unter http://www.koenig-bauer.com/investor-relations/corporate-governance/entsprechenserklaerung/ öffentlich zugänglich. Koenig & Bauer setzt die Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex weitestgehend um. Unternehmensrichtlinien und Geschäftsordnungen werden kontinuierlich und zeitnah an neue Anforderungen, insbesondere des Kodex, angepasst. Die Kodex-Abweichungen werden wie folgt begründet: Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit mit 2.500 € ein geringerer Selbstbehalt vereinbart als in Ziffer 3.8 des Kodex empfohlen. In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist eine Altersgrenze festgelegt. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat (Ziffer 5.4.1 des Kodex) besteht im Interesse der Gesellschaft nicht, da eine starre Regelung die individuellen Kenntnisse und fachlichen Qualifikationen der Mitglieder vernachlässigt.

Corporate Governance-Bericht

Gegenüber den Empfehlungen des Kodex in der Fassung vom 16. Dezember 2019 gibt es folgende Abweichungen. Den aktuellen bis Ende 2020 bzw. 2023/2024 laufenden Vorstandsverträgen liegt grundsätzlich das von der Hauptversammlung am 9. Mai 2018 mit 99,2 % der Stimmen gebilligte Vorstandsvergütungssystem zugrunde. In diesem aktuell geltenden Vorstandsvergütungssystem werden die neuen Kodex-Empfehlungen unter Ziffer G. I. Vergütung des Vorstands bei G.1 (Vergütungssystem mit Festlegung einer Maximalvergütung), G.3 (externer relativer Vergleich mit offenzulegender Peer Group), G.4 (interner relativer Vergleich mit oberem Führungskreis und Belegschaft), G.7 (Orientierung der Leistungskriterien für alle variablen Vergütungsbestandteile neben operativen vor allem an strategischen Zielsetzungen), G.10 (überwiegende aktienbasierte Gewährung der variablen Vergütungsbeträge) und G.11 (Malus- und Clawback-Regeln für variable Vergütung bei außergewöhnlichen Entwicklungen) nicht bzw. nicht vollumfänglich eingehalten. Sobald es relevant wird, soll eine kodexkonforme Anpassung des Vorstandsvergütungssystems im Aufsichtsrat erörtert und beschlossen werden.

Gemäß den Empfehlungen des Kodex hat der Aufsichtsrat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benannt. Zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung hält der Aufsichtsrat neben internationaler und Führungserfahrung sowie strategischer Kompetenz eine Expertise auf den folgenden Gebieten für erforderlich: Finanzen/Rechnungslegung/Abschlussprüfung, Einkauf/Produktion/Montage, Märkte/Produkte/Kommunikation, Recht/Corporate Governance, IT-Systeme/Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Die erarbeitete Kompetenzmatrix hat ergeben, dass der Aufsichtsrat insgesamt über alle erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben verfügt. Auch das Kriterium Diversität ist angemessen berücksichtigt. Nach der vereinbarten Getrennterfüllung wird auf der Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite die nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst geforderte Frauenquote erfüllt. Dem Aufsichtsrat gehören nach Einschätzung des Gremiums mit Herrn Carsten Dentler, Herrn Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner, Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza, Herrn Dr. Johannes Liechtenstein und Frau Dagmar Rehm eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder der Anteilseigner an. Herr Matthias Hatschek gehört dem Aufsichtsrat als Anteilseignervertreter über 13 Jahre an. Er ist ein Minderheitsgesellschafter der MKB Holding GmbH, die Eigentümerin der AlternInvest GmbH aus Wien/Österreich ist. Die AlternInvest GmbH hält einen wesentlichen Anteil am Grundkapital von 10,2 %.

Das Kriterium der Diversität hinsichtlich Alter, Geschlecht, Bildungs- oder Berufshintergrund und internationalem Background wird der Aufsichtsrat auch bei zukünftigen Vorstandsbestellungen einbeziehen. Der Aufsichtsrat respektiert die mit der Einführung einer Frauenquote verfolgten Ziele und legt Wert auf Gleichbehandlung und Chancengleichheit von Frauen und Männern. Entsprechend dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst haben Vorstand und Aufsichtsrat die angestrebten Frauenquoten definiert. Die Zielgröße des Aufsichtsrats für die Frauenquote im Vorstand liegt weiterhin bei 0 %. Die Frauenquote von 17 % in der ersten Führungsebene unter dem Vorstand und von 7 % in der zweiten Führungsebene unter dem Vorstand soll nach einem Beschluss des Vorstands bis zum 31. Dezember 2022 zumindest beibehalten werden. Wie bei vielen anderen Maschinenbauunternehmen ist bei Koenig & Bauer der Anteil von Frauen mit 14,1 % im Konzern (Vorjahr: 13,9 %) in Vergleich zu anderen Branchen relativ gering. Verschiedene Aktivitäten zielen auf die Erhöhung des Anteils weiblicher Fachkräfte ab. Mit mehr hoch qualifizierten Mitarbeiterinnen soll der Anteil von Frauen in Führungspositionen durch interne Beförderungen und externe Besetzungen gesteigert werden. Bei vergleichbarer Qualifikation weiblicher und männlicher Kandidaten wird nach Möglichkeit bei anstehenden Neubesetzungen eine Steigerung der Frauenquote angestrebt. Zum Diversity-Management des Vorstands gehört auch die Ansprache von Fach- und Führungskräften auf internationalen Arbeitsmärkten über unsere Produktions-, Service- und Vertriebsgesellschaften außerhalb Deutschlands, deren Ausbaupotenzial regelmäßig überprüft wird.

Im Berichtsjahr sind keine Interessenkonflikte bei den Aufsichtsrats- und auch Vorstandsmitgliedern aufgetreten. Die Mitglieder des Vorstands und Aufsichtsrats sind dazu verpflichtet, etwaige Interessenkonflikte durch wesentliche Geschäfte oder Verträge mit der Gesellschaft dem Aufsichtsrat unverzüglich offenzulegen.

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet Koenig & Bauer weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im zusammengefassten Lagebericht der Gesellschaft ausführlich beschrieben.

Compliance-Managementsystem erfüllt höchste Standards

Das etablierte Compliance-Managementsystem unterliegt einem kontinuierlichen Überprüfungs- und Weiterentwicklungsprozess. Basierend auf einer regelmäßigen Aktualisierung der Risikosituation sowie auf den Rückmeldungen und Fragen der Fachbereiche wurde das System weiter verfeinert, effektiver gestaltet und nachhaltig verankert. Der regelmäßige Austausch mit den Mitarbeitern und Führungskräften sowie das starke Bekenntnis der Unternehmensführung zu Compliance (Tone from the Top) führte zu einer weiteren Vertiefung der Compliance-Kultur in unserem Konzern. Das konzernweit ausgerollte Corporate Compliance-Handbuch fasst unseren geschäftlichen Verhaltens-Kodex (Code of Conduct), die Regelungen zur Compliance-Organisation und die wichtigsten Konzernrichtlinien in einem Dokument zusammen. Das Handbuch liegt derzeit in neun Sprachen vor und wurde durch die Führungskräfte und die Compliance-Verantwortlichen an alle Mitarbeiter weltweit kommuniziert. Im Rahmen des definierten Aktualisierungszyklus wurde das Handbuch 2019 vollständig überarbeitet und an Änderungen in der Rechtslage, Rechtsprechung und den Best Practices angepasst. Ein regelkonformes Verhalten in den verschiedensten Situationen des betrieblichen Alltags wird mit dem um zusätzliche Konzernrichtlinien erweiterten Compliance-Regelwerk veranschaulicht und gefestigt. Leitfäden, Arbeitsanweisungen und Prozesse werden bedarfsgerecht erstellt und erleichtern den Mitarbeitern die Anwendung der Compliance-Vorgaben bei ihrer täglichen Arbeit.

Eine flächendeckende Sensibilität für Compliance-Themen und eine sichere Anwendung der Normsätze stellen wir durch Schulungsmaßnahmen und die auf das konzernweite Intranet gestützte interne Kommunikation sicher. Nach der Einführung des auf SuccessFactors basierenden Schulungs-Managementsystems Koenig & Bauer Campus in den größten Konzerngesellschaften und mit der sukzessiven Implementierung in allen Tochtergesellschaften wird eine effiziente und effektive Steuerung intern entwickelter und extern eingekaufter Lerninhalte nach Tätigkeitsfeldern der Mitarbeiter gewährleistet. Ein nach definierten Compliance-Leistungsindikatoren (KPIs) differenziertes Berichtswesen wird durch die Softwarelösung erleichtert. Mehr als 3.500 Mitarbeiter werden aktuell über den Koenig & Bauer Campus erreicht. Ergänzend werden Präsenzschulungen angeboten.

Das Compliance-Managementsystem wird durch den Finanzvorstand verantwortet und durch den Group Compliance Officer konzernweit umgesetzt und gesteuert. In allen Tochterunternehmen der Koenig & Bauer AG stehen den Mitarbeitern benannte Ansprechpartner für Fragen zu Compliance oder zur Mitteilung von Compliance-Bedenken zur Verfügung. Auf Segmentebene wurden hierfür Compliance-Officer und in den einzelnen Gesellschaften Compliance-Verantwortliche festgelegt. Für relevante Sachthemen wie z. B. Arbeits- und Umweltschutz haben wir zudem Compliance-Verantwortliche mit Sonderverantwortung etabliert, die ihren Aufgabenbereich selbstständig, fachspezifisch und kompetent steuern. Über ihre Rolle bei der Umsetzung und Überwachung der Standards, Prozesse und des Berichtswesens in den Tochtergesellschaften hinaus kommt den lokalen Compliance-Officers und -Beauftragten eine besondere Bedeutung als direkte Ansprechpartner und Berater der Mitarbeiter vor Ort zu. Weiter verfügen wir bei der Koenig & Bauer AG über eine zentrale Stelle für Exportkontrolle, um den gestiegenen Anforderungen in diesem Bereich zu entsprechen. Um schnell und direkt Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Gesetze, Regeln und interne Vorgaben zu erhalten, wurde ein konzernweit erreichbares Whistleblowing-System eingeführt, mit dem die Belegschaft auch vertraulich Hinweise zu Rechtsverstößen und Compliance-Fragen geben kann. Mitarbeiter können sich jedoch auch weiterhin an die ihnen in ihren Gesellschaften bekannten internen Vertrauenspersonen, die zentrale Compliance-Organisation oder das Management auf jeder Ebene wenden.

Über die permanente Verbesserung unseres Compliance-Managementsystems hinaus engagieren wir uns für die Weiterentwicklung der internationalen Compliance-Kultur und insbesondere für die weltweite Bekämpfung von Korruption und sonstigen unlauteren Geschäftspraktiken. Der zu diesem Zweck im Jahr 2017 etablierte KBA-NotaSys Integrity Fund ist mit 5 Mio. CHF dotiert. Aktuell werden 17 Projekte gefördert, die von Universitäten, Vereinigungen oder Instituten eingereicht und durch das Board des Funds als geeignet angesehen wurden, die internationale Compliance-Kultur nachhaltig positiv zu beeinflussen. Zu den Projektnehmern gehören unter anderem Transparency International, das Deutsche Institut für Compliance (DICO), das Deutsche Institut für Effizienzprüfung (DIEP) und diverse schweizerische und deutsche Hochschulen. Von besonderer Bedeutung ist für uns die gemeinsame Initiative der Banknote Ethics Initiative und des Basel Institute on Governance zur Etablierung sogenannter Integrity Pacts, die Vereinbarungen zwischen Kunden und anbietenden Unternehmen über Compliance- und Transparenzgrundsätze in öffentlichen Beschaffungsprozessen beinhalten. Mit diesem Instrumentarium wollen wir Firmen, die eine Nulltoleranz-Doktrin gegenüber Korruption etabliert haben vor Nachteilen gegenüber solchen Unternehmen mit geringeren Compliance-Maßstäben schützen. Hierfür wurden 2019 eine Vielzahl von Gesprächen mit hochrangigen Behördenvertretern und Verantwortlichen der Einkaufsbereiche öffentlicher Stellen in Ländern geführt, die auf dem Corruption Perceptions Index (CPI) als kritisch kategorisiert werden. In die Ausschreibungsbedingungen konnten zusätzlicher Integritätsregeln aufgenommen werden.

Die zusätzlich im Berichtsjahr gegründete Initiative Integrity 2023 zielt darauf ab, Compliance und Integrität in der Koenig & Bauer-Gruppe in den nächsten fünf Jahren zu fördern und einen übergreifenden Expertendialog einzurichten. Dazu sollen Forschungsvorhaben zur Compliance-Prävention unterstützt und nach Möglichkeit ein Award-Programm zur Auszeichnung von Vorschlägen zur Compliance-Prävention ausgelobt werden.

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.

Zum Jahresende 2019 bestand der Vorstand von Koenig & Bauer aus fünf Mitgliedern. Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem schriftlichen Umlaufverfahren fassen. Die Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Sie ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter https://www.koenig-bauer.com/de/investor-relations/corporate-governance/geschaeftsordnung-aufsichtsrat/ veröffentlicht.

Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Die jeweiligen Ausschussmitglieder und die Ausschussvorsitzenden sind namentlich in nachfolgender Übersicht zusammengefasst:

Personalausschuss
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner (Vorsitzender)
Dagmar Rehm
Gottfried Weippert

Prüfungsausschuss
Dagmar Rehm (Vorsitzende)
Marc Dotterweich
Dr. Johannes Liechtenstein
Gottfried Weippert

Strategieausschuss
Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza (Vorsitzende)
Carsten Dentler
Matthias Hatschek
Christopher Kessler
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner
Walther Mann
Gottfried Weippert

Nominierungsausschuss
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner
Matthias Hatschek
Dagmar Rehm

Vermittlungsausschuss gem. § 27 Abs. 3 MitbestG
Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner (Vorsitzender)
Matthias Hatschek
Christopher Kessler
Gottfried Weippert

Die Ausschüsse bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten. Die Selbstbeurteilung des Aufsichtsrats wird jährlich mittels eines mit externer Hilfe erarbeiteten und seither weiter entwickelten Fragenkatalogs intern durchgeführt. Die Ergebnisse werden im Kreis des Aufsichtsrats diskutiert und Verbesserungen zeitnah umgesetzt.

Gemeinsam mit dem Vorstand sorgt der Aufsichtsrat für eine langfristige Nachfolgeplanung. Das bei Koenig & Bauer etablierte Personal-Entwicklungs-Programm ist ein modulares Konzept zur konzernweiten Förderung von Mitarbeitern, das für die verschiedenen Hierarchieebenen zielorientierte Methoden vorsieht. Durch Entwicklungs-Assessments werden Führungs- und Nachwuchskräfte extern beurteilt. In einem anschließenden internen Prozess erstellen die direkten Vorgesetzten unter Einbezug der gewonnenen Ergebnisse Kompetenzprofile. Für eine neutrale Sicht beurteilen die Geschäftsführer und Bereichsleiter im nächsten Schritt die Führungs- und Nachwuchskräfte aus ihren Business Units in Kalibrierungs-Workshops. Für den bewerteten Personenkreis steht eine umfassende Kompetenz-Matrix in einer Datenbank zur Verfügung. Aus diesem Kreis werden in den anschließenden Abstimmungsrunden je Business Unit mit Vorständen und Geschäftsführern Potenzialträger nach den Kriterien Alter, Sprachen, Internationalität, Führungstiefe, Fachwissen (technische/kaufmännische Kompetenzen), Lebenslauf, Mobilität/Veränderungswille und Fähigkeiten/Potenzial identifiziert und individuelle Entwicklungspläne mit Weiterbildungsmaßnahmen erstellt. Das einjährig angelegte Junioren-Management-Programm (JuMP) mit Teilnehmern im Alter zwischen Anfang 20 und 30 Jahren zielt auf die systematische Vorbereitung der Nachwuchskräfte auf Führungsaufgaben ab. Die Teilnehmer der 2019 gestarteten dritten Runde, die komplett englischsprachig durchgeführt wird, kommen von Konzernstandorten aus China, den USA, der Schweiz, Schweden und aus Deutschland. Zusätzlich zu den fachlichen Lernmodulen bearbeiten die Nachwuchskräfte Praxisprojekte aus dem betrieblichen Alltag.

Die für Vorstands- und Aufsichtsratsmitglieder festgelegte Altersgrenze ist in der Satzung der Gesellschaft dokumentiert und enthält die folgenden Regularien: Für den Vorstand erfolgt die Anstellung bis zum Ablauf des 65. Lebensjahres, in Ausnahmefällen bis maximal zum Ablauf des 67. Lebensjahres. Zur Wahl als Mitglied des Aufsichtsrats sollen nur Personen vorgeschlagen werden, die bei ihrer Wahl das 67. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

Starke Corporate Governance

Mit der konsequenten Eigenverantwortung der Segmente sowie der selbstständig agierenden operativen Geschäftseinheiten haben wir wichtige Grundsätze guter Unternehmensführung und -überwachung im Koenig & Bauer-Konzern etabliert. Das Management jedes Segmentes ist für die Erreichung definierter Ziele wie Umsatzerlöse, EBIT und durchschnittliches Net Working Capital verantwortlich. Dauerhafte Verluste werden nicht akzeptiert. Quersubventionen werden durch die divisionale Organisationsstruktur wirkungsvoll verhindert. Der Kapitaleinsatz erfolgt konsequent nach den strategischen Zielen und der erwarteten Rendite.

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Auf Basis der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der aktuell gültigen Fassung vom 7. Februar 2017 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die Entsprechenserklärung am 8. Februar 2019 abgegeben. Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie unserer Internetseite unter http://www.koenig-bauer.com/investor-relations/corporate-governance/entsprechenserklaerung/ öffentlich zugänglich.

Corporate Governance-Bericht

Koenig & Bauer setzt die Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex weitestgehend um. Unternehmensrichtlinien und Geschäftsordnungen werden kontinuierlich und zeitnah an neue Anforderungen, insbesondere des Kodex, angepasst. Die Kodex-Abweichungen werden wie folgt begründet:

Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit mit 2.500 € ein geringerer Selbstbehalt vereinbart als in Ziffer 3.8 des Kodex empfohlen. Eine Anpassung des Selbstbehalts auf mindestens das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung wird im laufenden Geschäftsjahr im Aufsichtsrat nochmals erörtert.

In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist eine Altersgrenze festgelegt. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat (Ziffer 5.4.1 des Kodex) besteht im Interesse der Gesellschaft nicht, da eine starre Regelung die individuellen Kenntnisse und fachlichen Qualifikationen der Mitglieder vernachlässigt.

Unser Aufsichtsrat hat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benannt und dabei die in Ziffer 5.4.1 Absatz 2 des Kodex aufgeführten Kriterien berücksichtigt. Zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung hält der Aufsichtsrat neben internationaler und Führungserfahrung sowie strategischer Kompetenz eine Expertise auf den folgenden Gebieten für erforderlich:

Finanzen/Rechnungslegung/Abschlussprüfung, Einkauf/Produktion/Montage, Märkte/Produkt-Know-how/Kommunikation, Recht/Corporate Governance, IT-Systeme/Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Das erarbeitete Kompetenzprofil für das Gesamtgremium hat ergeben, dass unser Aufsichtsrat insgesamt über alle erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben verfügt. Auch das Kriterium Diversity ist angemessen berücksichtigt. Weiter gehören dem Aufsichtsrat nach Einschätzung des Gremiums mit Herrn Carsten Dentler, Herrn Dr. Martin Hoyos, Herrn Prof. Dr.-Ing. Raimund Klinkner, Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza und Frau Dagmar Rehm eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder der Anteilseigner an. Interessenkonflikte bei den Aufsichtsratsmitgliedern sind im zurückliegenden Geschäftsjahr nicht berichtet worden. Nach der vereinbarten Getrennterfüllung wird auf der Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite die nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst geforderte Frauenquote erfüllt.

Das Kriterium der Diversity hinsichtlich Alter, Geschlecht, Bildungs- oder Berufshintergrund und internationalem Background wird der Aufsichtsrat auch bei zukünftigen Vorstandsbestellungen einbeziehen. Der Aufsichtsrat respektiert die mit der Einführung einer Frauenquote verfolgten Ziele und legt Wert auf Gleichbehandlung und Chancengleichheit von Frauen und Männern. Entsprechend dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst haben Vorstand und Aufsichtsrat die angestrebten Frauenquoten definiert. Die Zielgröße des Aufsichtsrats für die Frauenquote im Vorstand liegt weiterhin bei 0 %. Die Frauenquote von 17 % in der ersten Führungsebene unter dem Vorstand und von 7 % in der zweiten Führungsebene unter dem Vorstand soll nach einem Beschluss des Vorstands bis zum 31. Dezember 2022 zumindest beibehalten werden. Wie bei vielen anderen Maschinenbauunternehmen ist auch bei Koenig & Bauer der Anteil von Frauen mit 13,9 % im Konzern (Vorjahr: 13,7 %) in Vergleich zu anderen Branchen gering. Mit verschiedenen Aktivitäten wie der Beteiligung am Girls’ Day wollen wir den Anteil weiblicher Fachkräfte erhöhen. Mit mehr hoch qualifizierten Mitarbeiterinnen rechnen wir damit, auch den Anteil von Frauen in Führungspositionen durch interne Beförderungen und externe Besetzungen weiter steigern zu können. Bei vergleichbarer Qualifikation weiblicher und männlicher Kandidaten wird nach Möglichkeit bei anstehenden Neubesetzungen eine Steigerung der Frauenquote angestrebt. Zum Diversity-Management gehört auch die Ansprache von Fach- und Führungskräften auf internationalen Arbeitsmärkten über unsere Produktions-, Service- und Vertriebsgesellschaften außerhalb Deutschlands, deren Ausbaupotenzial regelmäßig überprüft wird.

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet Koenig & Bauer weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im zusammengefassten Lagebericht der Gesellschaft ausführlich beschrieben.

Bei der fortlaufenden Weiterentwicklung eines angemessenen, effektiven und nachhaltigen Compliance-Managementsystems sowie bei der Vertiefung der Compliance-Kultur im Konzern sind wir auch im Jahr 2018 weiter vorangekommen. Das konzernweit ausgerollte Corporate Compliance-Handbuch fasst unseren geschäftlichen Verhaltens-Kodex (Code of Conduct), die Regelungen zur Compliance-Organisation und die wichtigsten Konzernrichtlinien in einem Dokument zusammen. Das Handbuch liegt derzeit in neun Sprachen vor und wurde durch die Führungskräfte und die Compliance-Verantwortlichen an alle Mitarbeiter weltweit kommuniziert. Das Handbuch unterliegt einem fortlaufenden Überprüfungsprozess, um Änderungen in der Rechtslage zu berücksichtigen und den Best Practices zu entsprechen. Ein regelkonformes Verhalten in den verschiedensten Situationen des betrieblichen Alltags wird mit dem um zusätzliche Konzernrichtlinien erweiterten Compliance-Regelwerk veranschaulicht und gefestigt. Neu entwickelte Leitfäden, Arbeitsanweisungen und Prozesse erleichtern den Mitarbeitern die Anwendung der Compliance-Vorgaben bei ihrer täglichen Arbeit.  

Eine flächendeckende Sensibilität für Compliance-Themen stellen wir durch Schulungsmaßnahmen und die auf das konzernweite Intranet gestützte interne Kommunikation sicher. Im Jahr 2018 haben wir das auf SuccessFactors basierende Schulungs-Managementsystem Koenig & Bauer Campus in den größten Konzerngesellschaften eingeführt. Die Softwarelösung gewährleistet die effiziente und effektive Steuerung intern entwickelter und extern eingekaufter Lerninhalte nach Tätigkeitsfeldern der Mitarbeiter und erleichtert ein Berichtswesen nach definierten Compliance-Leistungsindikatoren (KPIs). Mehr als 3.100 Mitarbeiter werden aktuell über den Koenig & Bauer Campus erreicht. Das weitere Rollout ist für die folgenden Jahre geplant. Ergänzend wurde das Angebot von Präsenzschulungen aufrechterhalten.  

In allen Tochterunternehmen der Koenig & Bauer AG stehen den Mitarbeitern benannte Ansprechpartner für Fragen zu Compliance oder zur Mitteilung von Compliance-Bedenken zur Verfügung. Auf Segmentebene wurden hierfür Compliance-Officer und in den einzelnen Gesellschaften Compliance-Verantwortliche festgelegt. Für relevante Sachthemen wie z. B. Arbeits- und Umweltschutz haben wir zudem Compliance-Verantwortliche mit Sonderverantwortung etabliert, die ihren Aufgabenbereich selbstständig, fachspezifisch und kompetent steuern. Über ihre Rolle bei der Umsetzung und Überwachung der Standards, Prozesse und des Berichtswesens in den Tochtergesellschaften hinaus kommt den lokalen Compliance-Officers und -Beauftragten eine besondere Bedeutung als direkte Ansprechpartner und Berater der Mitarbeiter vor Ort zu. Neben dem Group Compliance Officer umfasst das Team die Local Compliance Officers, die Compliance Responsibles und die Special Compliance Responsibles. Weiter haben wir bei der Koenig & Bauer AG eine zentrale Stelle für Exportkontrolle geschaffen, um den höheren Anforderungen in diesem Bereich zu entsprechen. Um schnell und direkt Hinweise zu möglichen Verstößen gegen Gesetze, Regeln und interne Vorgaben zu erhalten, wurde ein konzernweit erreichbares Whistleblowing-System eingeführt, mit dem die Belegschaft auch vertraulich Hinweise zu Rechtsverstößen und Compliance-Fragen geben kann. Mitarbeiter können sich jedoch auch weiterhin an die ihnen in ihren Gesellschaften bekannten internen Vertrauenspersonen, die zentrale Compliance-Organisation oder das Management auf jeder Ebene wenden.

Über die permanente Verbesserung unseres Compliance-Managementsystems hinaus engagieren wir uns für die Weiterentwicklung der internationalen Compliance-Kultur und insbesondere für die weltweite Bekämpfung von Korruption und sonstigen unlauteren Geschäftspraktiken. Der zu diesem Zweck im Jahr 2017 etablierte KBA-NotaSys Integrity Fund ist mit 5 Mio. € dotiert. Aktuell werden elf Projekte gefördert, die von Universitäten, Vereinigungen oder Instituten eingereicht und durch das Board des Funds als geeignet angesehen wurden, die internationale Compliance-Kultur nachhaltig positiv zu beeinflussen. Von besonderer Bedeutung ist für uns die gemeinsame Initiative der Banknote Ethics Initiative und des Basel Institute on Governance zur Etablierung sogenannter Integrity Pacts, die Vereinbarungen zwischen Kunden und anbietenden Unternehmen über Compliance- und Transparenzgrundsätze in öffentlichen Beschaffungsprozessen beinhalten. Mit diesem Instrumentarium wollen wir Firmen, die eine Nulltoleranz-Doktrin gegenüber Korruption etabliert haben vor Nachteilen gegenüber solchen Unternehmen mit geringeren Compliance-Maßstäben schützen.  

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.

Zum Jahresende 2018 bestand der Vorstand von Koenig & Bauer aus fünf Mitgliedern. Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem schriftlichen Umlaufverfahren fassen. Die Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Sie bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten.

Starke Corporate Governance

Mit einer konsequenten Eigenverantwortung der Segmente sowie der selbstständig agierenden operativen Geschäftseinheiten haben wir wichtige Grundsätze guter Unternehmensführung und -überwachung im Koenig & Bauer-Konzern etabliert. Das Management jedes Segmentes ist für die Erreichung definierter Ziele wie Umsatzerlöse, EBIT und Net Working Capital verantwortlich. Dauerhafte Verluste werden nicht akzeptiert. Quersubventionen werden durch die divisionale Organisationsstruktur wirkungsvoll verhindert. Der Kapitaleinsatz erfolgt konsequent nach den strategischen Zielen und der erwarteten Rendite.  

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Auf Basis der Empfehlungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der aktuell gültigen Fassung vom 7. Februar 2017 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die Entsprechenserklärung am 9. Februar 2018 abgegeben. Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie unserer Internetseite unter www.koenig-bauer.com/investor-relations/corporate-governance/entsprechenserklaerung/ öffentlich zugänglich.  

Corporate Governance-Bericht

Koenig & Bauer setzt die Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex weitestgehend um. Unternehmensrichtlinien und Geschäftsordnungen werden kontinuierlich und zeitnah an neue Anforderungen, insbesondere des Kodex, angepasst. Die Kodex-Abweichungen werden wie folgt begründet:   Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit mit 2.500 € ein geringerer Selbstbehalt vereinbart als in Ziffer 3.8 des Kodex empfohlen. Eine Anpassung des Selbstbehalts auf mindestens das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung wird im laufenden Geschäftsjahr im Aufsichtsrat nochmals erörtert.  

In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist eine Altersgrenze festgelegt. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat (Ziffer 5.4.1 des Kodex) besteht im Interesse der Gesellschaft nicht, da eine starre Regelung die individuellen Kenntnisse und fachlichen Qualifikationen der Mitglieder vernachlässigt.  

Unser Aufsichtsrat hat für seine Zusammensetzung konkrete Ziele benannt und dabei die in Ziffer 5.4.1 Absatz 2 des Kodex aufgeführten Kriterien berücksichtigt. Zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben nach Gesetz, Satzung und Geschäftsordnung hält der Aufsichtsrat neben Führungserfahrung, internationalem Background und strategischer Kompetenz eine Expertise auf den folgenden Gebieten für erforderlich: Finanzen/Rechnungslegung/Abschlussprüfung, Produktion/Montage, Märkte/Produkt-Know-how/Kommunikation, Recht/Corporate Governance, IT-Systeme/Digitalisierung und Nachhaltigkeit. Das erarbeitete Kompetenzprofil für das Gesamtgremium hat ergeben, dass unser Aufsichtsrat insgesamt über alle erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Erfahrungen zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung seiner Aufgaben verfügt. Auch das Kriterium Diversity ist angemessen berücksichtigt. Weiter gehören dem Aufsichtsrat nach Einschätzung des Gremiums mit Herrn Dr. Martin Hoyos, Frau Dagmar Rehm, Herrn Carsten Dentler, Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza und Herrn Dr. Andreas Pleßke eine angemessene Anzahl unabhängiger Mitglieder der Anteilseigner an. Interessenkonflikte bei den Aufsichtsratsmitgliedern sind im zurückliegenden Geschäftsjahr nicht berichtet worden. Nach der vereinbarten Getrennterfüllung wird auf der Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite die nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst geforderte Frauenquote erfüllt.  

Das Kriterium der Diversity hinsichtlich Alter, Geschlecht, Bildungs- oder Berufshintergrund und internationalem Background wird der Aufsichtsrat auch bei zukünftigen Vorstandsbestellungen einbeziehen. Der Aufsichtsrat respektiert die mit der Einführung einer Frauenquote verfolgten Ziele und legt Wert auf Gleichbehandlung und Chancengleichheit von Frauen und Männern. Entsprechend dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst haben Vorstand und Aufsichtsrat die bis zum 31. Dezember 2022 angestrebten Frauenquoten definiert. Die Zielgröße des Aufsichtsrats für die Frauenquote im Vorstand liegt weiterhin bei 0 %. Die derzeitige Frauenquote von 17 % in der ersten Führungsebene unter dem Vorstand und von 7 % in der zweiten Führungsebene unter dem Vorstand soll nach einem Beschluss des Vorstands bis zum 31. Dezember 2022 zumindest beibehalten werden. Wie bei vielen anderen Maschinenbauunternehmen ist auch bei Koenig & Bauer der Frauenanteil an der Belegschaft mit 12 % an den beiden großen Konzernstandorten in Würzburg und Radebeul vergleichsweise gering. Durch die regelmäßige Beteiligung am Girls’ Day und Technik-Camp für Mädchen und einen Schnuppertag für Mädchen in technischen Berufen wollen wir den Anteil weiblicher Fachkräfte erhöhen. Mit mehr hoch qualifizierten Mitarbeiterinnen rechnen wir damit, auch den Anteil von Frauen in Führungspositionen durch interne Beförderungen und externe Besetzungen weiter steigern zu können. Bei vergleichbarer Qualifikation weiblicher und männlicher Kandidaten wird bei anstehenden Neubesetzungen eine Steigerung der Frauenquote angestrebt. Zum Diversity-Management gehört auch die Ansprache von Fach- und Führungskräften auf internationalen Arbeitsmärkten über unsere Produktions-, Service- und Vertriebsgesellschaften außerhalb Deutschlands, deren Ausbaupotenzial regelmäßig überprüft wird.  

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet Koenig & Bauer weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im zusammengefassten Lagebericht der Gesellschaft ausführlich beschrieben.  

Bei der fortlaufenden Weiterentwicklung eines angemessenen, effektiven und nachhaltigen Compliance-Managementsystems sowie bei der Vertiefung der Compliance-Kultur im Konzern sind wir auch im Jahr 2017 weiter vorangekommen. Das konzernweit ausgerollte Corporate Compliance-Handbuch fasst den Kodex Geschäftlichen Verhaltens (Code of Conduct), die Regelungen zur Compliance-Organisation und die wichtigsten Konzernrichtlinien in einem Dokument zusammen. Das Handbuch liegt derzeit in neun Sprachen vor und wurde durch die Führungskräfte und die Compliance-Verantwortlichen an alle Mitarbeiter weltweit kommuniziert. Mit der derzeit laufenden umfassenden Revision des Handbuchs wollen wir sicherstellen, dass Änderungen in der Rechtslage berücksichtigt werden und wir den Best Practices entsprechen. Ein regelkonformes Verhalten in den verschiedensten Situationen des betrieblichen Alltags wird mit dem um zusätzliche Konzernrichtlinien erweiterten Compliance-Regelwerk veranschaulicht und gefestigt. Neu entwickelte Leitfäden, Arbeitsanweisungen und Prozesse erleichtern den Mitarbeitern die Anwendung der Compliance-Vorgaben bei ihrer täglichen Arbeit.  

Unsere umfassenden Compliance- und Integritätsstandards können nur dann ihre Wirkung voll entfalten, wenn sie bei unseren Mitarbeitern bekannt sind und lückenlos eingehalten werden. Koenig & Bauer hat zu diesem Zweck ein konzernweites Online-Training zu Compliance-Grundsätzen und dem Code of Conduct ausgerollt. Das Training wird in insgesamt sieben Sprachen angeboten und ist verbindlich von jedem neuen Mitarbeiter zu absolvieren und alle drei Jahre zu wiederholen. Gestützt auf einen IT-Prozess wird die Einhaltung dieser Vorgabe durch die Personalabteilung und Compliance-Organisation überwacht. In Präsenztrainings haben wir darüber hinaus 2017 über 310 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vertieft und bedarfsspezifisch zu wettbewerbsrechtlichen Themen wie Kartellrecht und Korruptionsbekämpfung geschult. Mit diesen Trainings wurden die Koenig & Bauer-Standorte in der Schweiz und Russland vollständig abgedeckt. An den Standorten in Deutschland, Malaysia, Australien und Italien wurden die in Administration, Vertrieb und Service tätigen Mitarbeiter geschult. Zudem sichert die auf das konzernweite Intranet gestützte Intensivierung der internen Kommunikation eine flächendeckende Sensibilität für Compliance-Themen. Für 2018 haben wir die Einführung eines professionellen Trainings-Verwaltungssystems beschlossen. Das Learning-Management-System wird zukünftig die effiziente und effektive Steuerung intern entwickelter und extern eingekaufter Lerninhalte nach Tätigkeitsfeldern der Mitarbeiter gewährleisten sowie das Berichtswesen bezüglich definierter Compliance-Leistungsindikatoren (KPIs) erleichtern.  

Durch die in allen Segmenten erfolgte Neubesetzung der Compliance Officers und die Schaffung einer zentralen Position für Exportkontrolle wurde die Effektivität des Compliance-Teams gestärkt. Über ihrer Rolle bei der Umsetzung und Überwachung der Standards, Prozesse und des Berichtswesens in den Tochtergesellschaften hinaus kommt den lokalen Compliance-Officers und -Beauftragten eine besondere Bedeutung als direkte Ansprechpartner und Berater der Mitarbeiter vor Ort für relevante Themen zu. Neben dem Group Compliance Officer umfasst das Team die Local Compliance Officers, die Compliance Responsibles und die Special Compliance Responsibles. Um schnell und direkt Hinweisen zu möglichen Verstößen gegen Gesetze, Regeln und interne Vorgaben zu erhalten, führen wir derzeit konzernweit ein Whistleblowing-System ein, bei dem die Belegschaft geschützt Hinweise geben kann. Bislang konnten sich die Mitarbeiter bei Hinweisen zu Rechtsverstößen und Compliance-Fragen an die ihnen in ihren Gesellschaften bekannten internen Vertrauenspersonen oder die zentrale Compliance-Organisation wenden. 

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.  

Zum Jahresende 2017 bestand der Vorstand von Koenig & Bauer aus fünf Mitgliedern. Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.  

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem schriftlichen Umlaufverfahren fassen. Die Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Sie bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten.

Gute Corporate Governance fest verankert

Mit einer divisionalen Organisationsstruktur, einer transparenten Segmenteinteilung und konsequenter Eigenverantwortung der Segmente sowie der selbstständig agierenden operativen Geschäftseinheiten haben wir wichtige Grundsätze guter Unternehmensführung und -überwachung im Koenig & Bauer-Konzern etabliert. Das Management jedes Segmentes ist für die Erreichung definierter Ziele wie Ergebnis und Net Working Capital verantwortlich. Dauerhafte Verluste werden nicht akzeptiert, Quersubventionen durch die neue Struktur wirkungsvoll verhindert. Der Kapitaleinsatz erfolgt konsequent nach den strategischen Zielen und der erwarteten Rendite.  

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Am 10. Februar 2017 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die aktuell gültige Entsprechenserklärung abgegeben. Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie auf der KBA-Internetseite unter www.kba.com/investor-relations/corporate-governance/entsprechenserklaerung/ öffentlich zugänglich.  

Corporate Governance-Bericht

KBA setzt die Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 5. Mai 2015 weitestgehend um. Unternehmensrichtlinien und Geschäftsordnungen werden kontinuierlich und zeitnah an neue Anforderungen, insbesondere des Kodex, angepasst. Die Kodex-Abweichungen werden wie folgt begründet:  

Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit mit 2.500 € ein geringerer Selbstbehalt vereinbart als in Ziffer 3.8 des Kodex empfohlen. Eine Anpassung des Selbstbehalts auf mindestens das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung wird im laufenden Geschäftsjahr im Aufsichtsrat erörtert.  

In den Vorstandsverträgen sind die Zahlungen an Vorstandsmitglieder, deren Vertragsverhältnis durch KBA ohne wichtigen Grund vorzeitig beendet wird, auf maximal drei Jahresfestbezüge begrenzt. In Ziffer 4.2.3 des Kodex wird ein Abfindungs-Cap von zwei Jahresvergütungen empfohlen. Durch die Beschränkung auf das Fixum stellt die Vertragsausgestaltung bei der Koenig & Bauer AG im Regelfall sogar eine striktere Begrenzung des Abfindungs-Caps dar.  

In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist eine Altersgrenze festgelegt. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat (Ziffer 5.4.1 des Kodex) besteht im Interesse der Gesellschaft nicht, da eine starre Regelung die individuellen Kenntnisse und fachlichen Qualifikationen der Mitglieder vernachlässigt.  

Bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung für die Vertreter der Anteilseigner berücksichtigen der Nominierungsausschuss und der Aufsichtsrat die in Ziffer 5.4.1 Absatz 2 des Kodex benannten Kriterien. Der Aufsichtsrat besteht aus unabhängigen Führungspersönlichkeiten mit fundierter Auslandserfahrung, technischem Know-how und betriebswirtschaftlichem Sachverstand. Auf den Gebieten Finanzen, Rechnungslegung, Abschlussprüfung, Produktion, Recht, Compliance und weiteren Feldern verfügt der Aufsichtsrat über eine ausgewiesene Expertise. Nach der vereinbarten Getrennterfüllung wird auf der Anteilseigner- und Arbeitnehmerseite die nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst geforderte Frauenquote erfüllt. Das Kriterium der Diversity wird der Aufsichtsrat auch bei zukünftigen Vorstandsbestellungen einbeziehen.  

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet KBA weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im zusammengefassten Lagebericht der Gesellschaft ausführlich beschrieben.  

Bei der fortlaufenden Weiterentwicklung eines angemessenen, effektiven und nachhaltigen Compliance-Management-Systems sowie bei der Vertiefung der Compliance-Kultur im Konzern sind wir vorangekommen.  

Das Corporate Compliance-Handbuch, das den Kodex Geschäftlichen Verhaltens (Code of Conduct), die Regelungen zur Compliance-Organisation und die wichtigsten Konzernrichtlinien in einem Dokument zusammenfasst, liegt in allen wesentlichen Konzernsprachen vor und wurde durch die Führungskräfte und die Compliance-Verantwortlichen an alle Mitarbeiter weltweit kommuniziert. Mit diesem erweiterten Compliance-Regelwerk sowie der Vermittlung der Inhalte durch Online- und Präsenz-Schulungen wird ein regelkonformes Verhalten in den verschiedensten Situationen des betrieblichen Alltags veranschaulicht und gefestigt.  

Auch die bestehende Compliance-Organisation wurde konsequent weiterentwickelt. Der Group Compliance Officer in der Koenig & Bauer AG steht der Compliance-Organisation vor. Er ist für die fortlaufende Überwachung und Weiterentwicklung des Compliance-Management-Systems verantwortlich. Dafür definiert er zentral die Strategie und die zur Erreichung der Ziele erforderlichen Maßnahmen, fördert die gruppenweite Kommunikation von Compliance-Inhalten und unterstützt das Compliance-Team durch die Entwicklung von Standardprozessen und -dokumenten. Der Group Compliance Officer stimmt einen jährlichen Compliance-Plan mit dem Vorstand ab. Darüber hinaus stellt er eine angemessene und effektive Kommunikation über die Entwicklung des Compliance-Management-Systems, der Compliance-Kultur sowie eventueller Compliance-Risiken an den Vorstand und Aufsichtsrat sicher.  

Das Compliance-Team der Koenig & Bauer-Gruppe ist dezentral organisiert (Matrix-Organisation). Jede Tochtergesellschaft der Koenig & Bauer AG hat einen lokalen Compliance-Verantwortlichen definiert, der vor Ort die Kommunikation, Umsetzung und Überwachung der Standards und Prozesse sicherstellt. Darüber hinaus kommt den lokalen Compliance-Beauftragten eine besondere Bedeutung als direkte Ansprechpartner der Mitarbeiter vor Ort für relevante Themen sowie für das Berichtswesens an den Group Compliance Officer zu. Sie sind maßgeblich für die Entwicklung einer nachhaltigen Compliance-Kultur und fördern die Wahrnehmung der Compliance-Organisation als aktiver Berater zur Prävention von Risiken bei Geschäftsentscheidungen. Um eine kompetente Beratung und effektive Überwachung innerhalb der Geschäftsprozesse sicherzustellen, wurden darüber hinaus dezidierte Compliance-Verantwortliche für spezielle Themenbereiche, wie z. B. Arbeitssicherheit, Umweltmanagement oder Datenschutz, benannt.  

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.  

Zum Jahresende 2016 bestand der KBA-Vorstand aus zwei Mitgliedern. Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.  

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen KBA-Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem schriftlichen Umlaufverfahren fassen. Die Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Sie bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten.

Corporate Governance weiter verbessert

Mit dem Wechsel von einer funktionalen zu einer divisionalen Organisationsstruktur, der Einführung einer Holding-Organisation mit eigenständig agierenden operativen Geschäftseinheiten und einer neuen Segmenteinteilung haben wir das konzernweite Corporate Governance-System durch eine klare und konsequente Management-Verantwortung sowie größere Transparenz weiter verbessert. Das Management jeder einzelnen Geschäftseinheit ist für die Erreichung definierter Ergebnisziele verantwortlich. Dauerhafte Verluste werden nicht akzeptiert, Quersubventionen durch die neue Struktur wirkungsvoll verhindert. Der Kapitaleinsatz erfolgt konsequent nach den strategischen Zielen und der erwarteten Rendite.  

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG

Am 12. Februar 2016 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die aktuell gültige Entsprechenserklärung abgegeben. Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie auf der KBA-Internetseite unter www.kba.com/investor-relations/corporate-governance/entsprechenserklaerung/ öffentlich zugänglich.  

Corporate Governance-Bericht

KBA setzt die Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex in der Fassung vom 5. Mai 2015 weitestgehend um. Unternehmensrichtlinien und Geschäftsordnungen werden kontinuierlich und zeitnah an neue Anforderungen, insbesondere des Kodex, angepasst. Die Kodex-Abweichungen werden wie folgt begründet:  

Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit mit 2.500 € ein geringerer Selbstbehalt vereinbart als in Ziffer 3.8 des Kodex empfohlen. Da unser Aufsichtsrat unabhängig von der Höhe des Selbstbehalts seinen Pflichten mit großem Engagement und Verantwortungsbewusstsein jederzeit und vollumfänglich nachkommt, ist eine Anpassung des Selbstbehalts auf mindestens das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung nicht vorgesehen.  

In den Vorstandsverträgen sind die Zahlungen an Vorstandsmitglieder, deren Vertragsverhältnis durch KBA ohne wichtigen Grund vorzeitig beendet wird, auf drei Jahresfestbezüge einschließlich Nebenleistungen begrenzt. In Ziffer 4.2.3 des Kodex wird ein Abfindungs-Cap von zwei Jahresvergütungen empfohlen. Durch die Beschränkung auf das Fixum stellt die Vertragsausgestaltung bei der Koenig & Bauer AG im Regelfall sogar eine striktere Begrenzung des Abfindungs-Caps dar. Weiter sieht Ziffer 4.2.5 des Kodex erweiterte Angaben bei der individualisierten Offenlegung der Vorstandsvergütung vor. Einschließlich des Geschäftsjahres 2015 kann die Veröffentlichung individualisierter Angaben zur Vorstandsvergütung entsprechend des Beschlusses der Hauptversammlung vom 16. Juni 2011 unterbleiben. Entsprechend wird auf die empfohlene Veröffentlichung dieser zusätzlichen Angaben unter Verwendung von zwei Mustertabellen verzichtet.  

Im Anhang werden die Aufsichtsratsbezüge nicht individualisiert ausgewiesen (Ziffer 5.4.6 des Kodex). Zusammen mit den in der Satzung festgelegten und im Lagebericht beschriebenen Vergütungsregelungen ist aus unserer Sicht eine Beurteilung der Angemessenheit der Aufsichtsratsvergütung und der individuellen Höhe der Vergütung möglich.  

Zum 31. Dezember 2015 betrug der von den Organen der Koenig & Bauer AG gehaltene Anteilsbesitz 5,12 % am Grundkapital. Auf alle Vorstandsmitglieder entfielen davon 5,1 % und auf den gesamten Aufsichtsrat 0,02 %. Der nach Vorstand und Aufsichtsrat getrennte Ausweis des gesamten Aktienbesitzes trägt unseres Erachtens dem berechtigten Informationsbedürfnis der Investoren ausreichend Rechnung, so dass auf den individualisierten Ausweis der Anteile (Ziffer 6.2 des Kodex) verzichtet wird.  

Bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung für die Vertreter der Anteilseigner berücksichtigen der Nominierungsausschuss und der Aufsichtsrat die in Ziffer 5.4.1 Absatz 2 des Kodex benannten Kriterien. Der Aufsichtsrat besteht aus unabhängigen Führungspersönlichkeiten mit fundierter Auslandserfahrung, technischem Know-how und betriebswirtschaftlichem Sachverstand auch auf den Gebieten Rechnungslegung und Abschlussprüfung. Mit Frau Dagmar Rehm und Frau Prof. Dr.-Ing. Gisela Lanza sind bei den jüngsten Neubesetzungen der Aufsichtsratsmandate der Anteilseigner unabhängige und ausgewiesene Expertinnen in den Bereichen Finanzen und Produktion hinzugekommen. Nach der vereinbarten Getrennterfüllung wird auf Anteilseignerseite mit 33 % die nach dem Gesetz für die gleichberechtigte Teilhabe von Frauen und Männern an Führungspositionen in der Privatwirtschaft und im öffentlichen Dienst geforderte Quote bereits erfüllt. Die Arbeitnehmerseite strebt bei der im April 2016 stattfindenden Wahl die Besetzung zweier Mandate mit je einer erfahrenen und fachkompetenten Kollegin des Betriebsrats und der IG Metall an.  

Entsprechend diesem Gesetz legte der Aufsichtsrat am 29. September 2015 die Zielgröße für die Frauenquote im Vorstand fest. Der Aufsichtsrat respektiert die mit der Einführung einer Frauenquote verfolgten Ziele und legt Wert auf Gleichbehandlung und Chancengleichheit von Frauen und Männern. Aufgrund keiner im Bezugszeitraum anstehenden planmäßigen Vorstandsneubestellung soll die Frauenquote im Vorstand in Höhe von 0 % bis zum 30. Juni 2017 beibehalten werden.  

Weiter hat der Vorstand ebenfalls am 29. September 2015 beschlossen, aufgrund keiner kurzfristig erkennbaren Personalwechsel die derzeitige Frauenquote von 0 % in der ersten Führungsebene unter dem Vorstand und von 7 % in der 2. Führungsebene unter dem Vorstand zumindest bis zum 30. Juni 2017 beizubehalten und in den Folgejahren bei anstehenden Neubesetzungen bei vergleichbarer Qualifikation weiblicher und männlicher Kandidaten nach Möglichkeit zu steigern.  

In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist eine Altersgrenze festgelegt. Eine Regelgrenze für die Zugehörigkeitsdauer zum Aufsichtsrat (Ziffer 5.4.1 des Kodex) besteht im Interesse der Gesellschaft nicht, da eine starre Regelung die individuellen Kenntnisse und fachlichen Qualifikationen der Mitglieder vernachlässigt. Auch bei zukünftigen Vorstandsbestellungen wird der Aufsichtsrat das Kriterium der Diversity entsprechend einbeziehen.  

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet KBA weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im zusammengefassten Lagebericht der Gesellschaft ausführlich beschrieben. Das bestehende Compliance-System wurde auch im Geschäftsjahr 2015 weiterentwickelt. Im Zuge der gesellschaftsrechtlichen Veränderungen und Ausgliederungen wurde ferner das Compliance-Team, welches dem Group Compliance Officer unterstützend zur Seite steht, in seinem Zuschnitt modifiziert sowie das System der lokalen Compliance-Beauftragten insgesamt überprüft und fortentwickelt. Die lokalen Compliance-Beauftragten stehen den Mitarbeitern bei den einzelnen Tochtergesellschaften vor Ort als direkte Ansprechpartner für relevante Themen zur Verfügung. Darüber hinaus standen die Fortentwicklung des Compliance-Regelwerks und seine Zusammenfassung in einem Compliance Manual auf der Agenda.  

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.  

Zum Jahresende 2015 bestand der KBA-Vorstand aus drei Mitgliedern. Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.  

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen KBA-Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem schriftlichen Umlaufverfahren fassen. Die Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Sie bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten.

Corporate Governance durch neue Organisation gestärkt

Koenig & Bauer identifiziert sich mit den Grundsätzen und Zielen einer guten Corporate Governance und orientiert sich am Leitbild einer nachhaltigen Unternehmensentwicklung. Entsprechend hat die verantwortungsbewusste, wertebasierte und auf den langfristigen Erfolg ausgerichtete Führung und Kontrolle unseres Unternehmens zur Förderung des Vertrauens unserer Aktionäre, Kunden, Mitarbeiter, Geschäftspartner und der Öffentlichkeit einen hohen Stellenwert. Unsere Unternehmensleitsätze und Ziele sind auch auf der KBA-Website unter www.kba.com/unternehmen/struktur-ausrichtung/philosophie/ öffentlich zugänglich. Mit dem Wechsel von einer funktionalen zu einer divisionalen Organisationsstruktur haben wir im Berichtsjahr das konzernweite Corporate Governance-System weiter gestärkt. Das Management jeder einzelnen Geschäftseinheit ist für die Erreichung klarer Zielvorgaben wie z. B. das Ergebnis selbst verantwortlich. Dauerhafte Verluste und Quersubventionen werden nicht akzeptiert. Im Geschäftsjahr 2015 soll die neue Organisationsstruktur auch gesellschaftsrechtlich verankert und die Transparenz in der Außendarstellung durch eine erweiterte Segmentberichterstattung erhöht werden.  

Entsprechenserklärung gemäß § 161 AktG abgegeben

Am 13. Februar 2015 haben Vorstand und Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG die aktuell gültige Entsprechenserklärung abgegeben. Wie entsprechende Erklärungen früherer Jahre ist sie auf der KBA-Internetseite unter www.kba.com/investor-relations/corporate-governance/ öffentlich zugänglich. Dort werden auch die Abweichungen von den Empfehlungen der Regierungskommission Deutscher Corporate Governance Kodex vom 13. Mai 2013 begründet.  

Corporate Governance-Bericht

KBA setzt die Empfehlungen und Anregungen des Deutschen Corporate Governance Kodex weitestgehend um. Unternehmensrichtlinien und Geschäftsordnungen werden kontinuierlich und zeitnah an neue Anforderungen, insbesondere des Kodex, angepasst. Die Kodex-Abweichungen werden wie folgt begründet:  

Bei der für die Mitglieder des Aufsichtsrats abgeschlossenen D&O-Versicherung ist derzeit mit 2.500 € ein geringerer Selbstbehalt vereinbart als in Ziffer 3.8 des Kodex empfohlen. Eine Anpassung des Selbstbehalts auf mindestens das Eineinhalbfache der festen jährlichen Vergütung ist nicht vorgesehen, da unser Aufsichtsrat unabhängig von der Höhe des Selbstbehalts seinen Pflichten mit großem Engagement und Verantwortungsbewusstsein jederzeit und vollumfänglich nachkommt.  

In den 2014 neu gefassten Vorstandsverträgen sind die Zahlungen an Vorstandsmitglieder, deren Vertragsverhältnis durch KBA ohne wichtigen Grund vor Ablauf beendet wird, einschließlich Nebenleistungen auf drei Jahresfestbezüge begrenzt. In Ziffer 4.2.3 des Kodex wird ein Abfindungs-Cap von zwei Jahresvergütungen empfohlen. Durch die Beschränkung auf das Fixum stellt die Vertragsausgestaltung bei der Koenig & Bauer AG im Regelfall sogar eine striktere Begrenzung des Abfindungs-Caps dar. Weiter sieht Ziffer 4.2.5 des Kodex erweiterte Angaben bei der individualisierten Offenlegung der Vorstandsvergütung vor. Mit Beschluss vom 16. Juni 2011 hat sich die Hauptversammlung bis zum Geschäftsjahresende 2015 gegen die Veröffentlichung individualisierter Angaben zur Vorstandsvergütung ausgesprochen. Entsprechend wird auf die Veröffentlichung dieser zusätzlichen Angaben unter Verwendung von zwei Mustertabellen verzichtet.  

Im Anhang werden die Aufsichtsratsbezüge nicht individualisiert ausgewiesen (Ziffer 5.4.6 des Kodex). Bereits seit Jahren weist die Koenig & Bauer AG die Gesamtbezüge getrennt nach fixen und variablen Bestandteilen aus. Zusammen mit den in der Satzung festgelegten und im Lagebericht beschriebenen Vergütungsregelungen ist aus unserer Sicht weitgehend eine Beurteilung der Angemessenheit der Aufsichtsratsvergütung und der individuellen Höhe der Vergütung möglich. Bei der Vergütung der Aufsichtsratsmitglieder werden der Vorsitz und der stellvertretende Vorsitz im Aufsichtsrat berücksichtigt, aber nicht die Arbeit in den Ausschüssen, da diese über die vor einigen Jahren angehobene feste Jahresvergütung abgegolten wird (Ziffer 5.4.6 des Kodex).  

Zum 31. Dezember 2014 betrug der von den Organen der Koenig & Bauer AG gehaltene Anteilsbesitz 2,9 % am Grundkapital. Auf alle Vorstandsmitglieder entfielen davon 2,8 % und auf den gesamten Aufsichtsrat 0,1 %. Der nach Vorstand und Aufsichtsrat getrennte Ausweis des gesamten Aktienbesitzes trägt unseres Erachtens dem berechtigten Informationsbedürfnis der Investoren ausreichend Rechnung, so dass auf den individualisierten Ausweis der Anteile (Ziffer 6.3 des Kodex) verzichtet wird.  

Bei seinen Wahlvorschlägen an die Hauptversammlung für die Vertreter der Anteilseigner berücksichtigen der Nominierungsausschuss und der Aufsichtsrat die in Ziffer 5.4.1 Absatz 2 des Kodex benannten Kriterien. In der Geschäftsordnung des Aufsichtsrats ist eine Altersgrenze festgelegt. Vermehrt konnten in den letzten Jahren unabhängige Unternehmer- und Führungspersönlichkeiten mit fundierter Auslandserfahrung sowie technischem und betriebswirtschaftlichem Sachverstand als Aufsichtsräte gewonnen werden. Der Aufsichtsrat achtet bei Wahlvorschlägen auf Vielfalt und eine angemessene Beteiligung von Frauen. Mit Frau Dagmar Rehm ist im Berichtsjahr bei der Neubesetzung eines Aufsichtsratsmandats eine unabhängige Finanzexpertin hinzugekommen. Auch bei der Zusammensetzung des Vorstands wird der Aufsichtsrat das Kriterium der Diversity entsprechend berücksichtigen.  

Praktiken der Unternehmensführung weiter optimiert

Über die gesetzlichen Anforderungen hinaus wendet KBA weitere Führungsregeln und Unternehmenspraktiken zur besseren Fundierung von Entscheidungen und zur effizienten Überwachung an. Das umfassende Planungs-, Steuerungs- und Kontrollsystem wird im Kapitel Grundlagen der Gesellschaft auf den Seiten 12 bis 13 ausführlich beschrieben.  

Enge Zusammenarbeit von Vorstand und Aufsichtsrat

Als deutsche Aktiengesellschaft verfügt die Koenig & Bauer AG über eine zweigeteilte Leitungs- und Kontrollstruktur, die von den Mitgliedern des Vorstands und des Aufsichtsrats wahrgenommen wird. Im Interesse des Unternehmens arbeiten Vorstand und Aufsichtsrat eng und verantwortungsvoll zusammen. Gemeinsames Ziel ist es, für den Bestand des Unternehmens und seine nachhaltige Wertschöpfung zu sorgen.  

Zum Jahresende 2014 bestand der KBA-Vorstand aus sechs Mitgliedern. Als Leitungsorgan führt der Vorstand die Geschäfte, bestimmt die Strategie und setzt sie in Abstimmung mit dem Aufsichtsrat um. In seiner Arbeit ist er dem Interesse und den geschäftspolitischen Grundsätzen des Unternehmens verpflichtet. In der im Februar 2014 aktualisierten Geschäftsordnung sind die Modalitäten der Beschlussfassung geregelt. Dort sind auch Sachverhalte wie Akquisitionen, Investitionen und Kapitalmaßnahmen definiert, bei denen der Vorstand die Zustimmung des Aufsichtsrats benötigt. Der Vorstand informiert den Aufsichtsrat regelmäßig, zeitnah und umfassend über alle für das Unternehmen relevanten Punkte wie Planung, Strategieumsetzung, aktuelle Geschäftsentwicklung, Finanz-, Ertrags- und Risikolage. Abweichungen werden ausführlich erläutert. Die Berichterstattung des Vorstands umfasst auch das Thema Compliance, also die Maßnahmen zur Einhaltung von gesetzlichen Bestimmungen, behördlichen Regelungen und unternehmensinternen Richtlinien.  

Der Aufsichtsrat der Koenig & Bauer AG berät und überwacht den Vorstand. Das aus zwölf Mitgliedern bestehende Gremium ist gemäß dem deutschen Mitbestimmungsgesetz mit jeweils sechs Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer besetzt. Die Anteilseignervertreter werden von den Aktionären auf der Hauptversammlung und die Arbeitnehmervertreter von den Mitarbeitern der deutschen KBA-Standorte gewählt. Herrscht bei Abstimmungen im Aufsichtsrat Stimmengleichheit, zählt das Votum des Vorsitzenden doppelt. Der Aufsichtsrat kann Beschlüsse auch in einem schriftlichen Umlaufverfahren fassen. Eine im Februar 2014 neu gefasste Geschäftsordnung regelt die Arbeit in diesem Gremium und in den Ausschüssen. Mit dem Personal-, Prüfungs-, Strategie-, Nominierungs- und Vermittlungsausschuss bestehen derzeit bei der Koenig & Bauer AG fünf Ausschüsse. Sie bereiten in erster Linie die im Plenum zu behandelnden Themen und entsprechende Beschlussvorlagen vor. Kontinuierlich kontrolliert der Aufsichtsrat den Vorstand bei der Führung der Geschäfte und berät diesen in Grundsatzfragen der Geschäftspolitik, der strategischen Ausrichtung sowie bei bedeutsamen Projekten.